Referat fra bestyrelsesmøde i
Grundejerforeningen Søhaven
d. 23. august 2011
Tilstede: Poul nr. 8, Søren nr. 4, Mette nr. 28, Mads nr. 30, Bjarne nr. 15
Referent: Mette
Mødet blevet afholdt hos Poul
Siden sidst
Havemaskiner
Havetraktoren er repareret for kr. 1.145,- og græsslåmaskinen har fået skiftet olie. Bestyrelsen vil forsøge at finde en ny reparatør, da vi alligevel ikke får rabat, der hvor traktoren er købt. Poul undersøger. Vores sneslynge er stadig i stykker (koblingen er røget). Bestyrelsen indhenter tilbud på reparation.
Hjemmeside Ca. 10 brugere har endnu ikke logget på vores hjemmeside. Husk at man kan få hjælp hos Mads nr. 30, hvis man har problemer med at logge på.
Trampolin i Søhaven – hvordan er det gået? Indtil videre har trampolinen været en stor succes. Bestyrelsen sørger for at vores presenning bliver anvendt – dels for at beskytte trampolinen til vinter og dels for at sikre at trampolinen kun anvendes, når en voksen er til stede. Presenningen vil blive låst vha. en hængelås med kode. Bestyrelsen sørger for at en vejledning i brug af trampolinen opsættes.
Aktion mod indbrud
Kommunen har afholdt møder om indbrud i villakvarterer. Her deltog flere fra Søhaven. Anbefalingerne er bl.a. nye og bedre låse i dørene, dobbeltlåse og ikke kun vrider indvendigt på glasdøre, lås på redskabsskuret og bedre registrering af ejendele. Bestyrelsen opfordrer alle med gamle låse (dem med runde nøgler) til at få dem udskiftet. Mads er ved at indhente et tilbud fra en låsesmed. Bestyrelsen kigger nærmere på Naboor – se link: https://www.naboor.dk Søren undersøger om vi kan få nye mærkater om Nabohjælp. Mette undersøger, hvor vi kan låne udstyr hos politiet til Operation Mærkning.
Parkeringspladsen ved Søhaven 30 (hældning og vandproblemer) Forhøjningen, der blev lavet i foråret, er blevet super flot – stor tak til vores egne anlægsgartnere Thorsten og Poul. Samtidig har forhøjningen klaret sommerens skybrud og vandet løbet nu i kloakken.
Søen Poul og Bjarne har haft besøg af kommunens overgartner Christina Madsen for at høre hvad vi bedst gør mht. søen. Dette fik vi ikke meget ud af. Hun synes, at søen ser pæn ud, men kunne ikke rådgive yderligere. Ifølge lokalplanen (hvor vores sø fremgår under navnet nr. 19) skal vi skal holde et blankt vandspejl. Vi vil derfor fortsætte med at fjerne siv hvert andet år. Søren lægger lokalplanen på vores hjemmeside.
Dræbersnegle Der er rigtig mange dræbersnegle i Søhaven – især omkring søen, hvor de kommer snigende frem, når solen går ned. Mette har indtil videre dræbt over 200 stykker. Alle opfordres til at hjælpe med at holde bestanden nede.
Vejreparation Bjarne har indhentet tilbud og overslag på reparation af asfalt på vores vej. Bjarne og Ole indhenter et alternativ tilbud. Tilbud skal analyseres nærmere. Tilbud fremlægges til generalforsamling.
Økonomi
Underskrifter
Underskrifter på fuldmagter til Danske Bank og Finans Banken er nu OK.
Opkrævning af kontingentstigning Opkrævning af kontingentstigning på 960 kr. primo juni blev besværliggjort af IT-problemer med PBS/NETS. Søren har modtaget et nyt chipkort, så problemerne burde være løst.
Forbedring af likviditet Foreningen har store udgifter, der forfalder 1. juli. Vi har derfor likviditetsproblemer, da kontingentet først indgår den 4. juli. Da banken ikke tilbyder foreninger kredit (medmindre bestyrelsen selv vil hæfte herfor), vil bestyrelsen ændre kontingent-indbetalingen således (gældende fra 2012):
pr. 2.-4. januar opkræves kr. 2.000,-
pr. 2.-4. juli opkræves kr. 1.680,-
Regnskab/budget 2011 Afhængig af den kommende vinter har vi en stram økonomi, da posterne snerydning og vedligeholdelse/anskaffelser allerede er overskredet. Til gengæld regner vi med at have penge til overs fra sommerfesten. Således håber vi på at have penge til en container til efterårets vedligeholdelsesdag. Vi har ikke været ramt af uforudsete omkostninger.
Årets begivenheder
Sommerfest
Sommerfesten blev afholdt med stor succes til trods for skybrud.
Efterårets vedligeholdelsesdag Årets anden vedligeholdelsesdag bliver søndag den 9. oktober. Dagens største opgave bliver sø-oprydning, hvor vi skal have et par friske M/K’ere i vandet. Vores båd er desværre utæt (Bjarne og Ludolf var nær gået ned med mand og mus). Enten skal båden lappes med epoxy eller også skal vi købe en ny (gammel) båd. Bjarne kigger efter gode tilbud.
Vores vaders er også utætte, så vi overvejer at investere i et nyt sæt. Bjarne får et specifikt tilbud på en container til søaffald (da et standard tilbud på en container kun må indeholde haveaffald over jorden). Indbydelse til vedligeholdelsesdag er udsendt separat.
NILAN eftersyn i september 2011 Bestyrelsen har arrangeret det fælles NILAN eftersyn, der gennemføres ulige år. Separat information er udsendt.
Indkomne sager
Fælles grundejerforening Søhaven er nu medtaget i deres mailliste. Materiale fra fælles grundejerforening vil fremover blive lagt på vores hjemmeside.
Hjemmeside Vores hjemmeside var efterhånden ved at være godt fyldt op (vi havde stor set brugt de 100 Mbyte, der gratis stilles til rådighed). Mads har løst vores pladsmangel på hjemmesiden ved at flytte billeder til Google Foto. Tak til Mads for en stor indsats.
Søhavens arkiver Mads og Poul har gennemgået Vibekes gamle arkiver med Søhave-dokumenter. Bestyrelsen er blevet enige om kun at scanne de allervigtigste dokumenter og lægge dem på hjemmesiden. Poul og Mads laver en yderligere sortering. Søren scanner de udvalgte dokumenter og lægger på hjemmesiden.
Grundfond Bestyrelsen har drøftet ændring af Grundfondens vedtægter mht. beløbsstørrelse (pt. på 240 kr. årligt). Det ser ikke ud til at en ændring af beløbet kræver en vedtægtsændring.
Mail/tlf. liste Mail og telefon liste på hjemmesiden er opdateret, da der er kommet nye beboere i nr. 13. Velkommen til Bente og Ebbe.
Forslag til generalforsamling 1. forslag til næste års generalforsamling er indkommet fra Ludolf nr. 17 vedr. sommerfestbetaling.
Kontaktoplysninger Kontaktperson til YouSee ændres til Søhavens email. Mads ændrer vores login så vi kan se oversigter. Søren sørger for at ændre kontaktperson hos BBR til Bjarne.
Fyrrebuske foran nr. 22 Bestyrelsen har modtaget en anmodning fra nr. 22 om beskæring af fyrrebuske foran nr. 22. Bestyrelsen er positive overfor at disse buske bliver beskåret.
Råd i karnapper 2 huse har fået konstateret råd i træværk i karnappen (nederst i hjørnesøljen). Bestyrelsen opfordrer alle til at gennemgå træværket i deres karnapper.
Bly-inddækning mellem hus og carport Søren har konstateret, at den bly-inddækning, der er lagt mellem hus og carport er meget slidt og hullet. Samtidig har han også fundet løse mursten i gavlen (løse mursten bør udskiftes hurtigst muligt). Bestyrelsen anbefaler alle at undersøge deres egne huse.
Næste møde: Tirsdag den 22. november 2011 kl. 19.30 hos Mette.