Kære medlemmer i Søhaven
Hermed følger information fra bestyrelsens første møde.
Dagsorden:
- Opfølgning på generalforsamlingen den 24. marts 2004
- Økonomi
- Information
- Planlægning af forårets vedligeholdelsesdag.
- Evt.
1. Opfølgning på generalforsamlingen den 24. marts 2004
Bestyrelsen startede med at udarbejde en liste over alle de opgaver, som skal løses i perioden:
- Opgaven som formand, kasserer og sekretær
- Repræsentation i den fælles grundejerforening
- Udarbejde forslag til reglement for parkering i Søhaven
- Koordinere eftersyn på Nilan-pumpen
- Planlægge og afvikle to årlige vedligeholdelsesdage
Der er desuden forslag om at udarbejde og samle et introduktionsmateriale til nye medlemmer af grundejerforeningen. Bestyrelsen er enige om, at det er en relevant opgave.
Bestyrelsen konstituerede sig som følger:
- Formand: Poul – varetager desuden kontakten til den fælles grundejerforening.
- Kasserer: René
- Sekretær: Lizzie og Jytte
- Medlem: Claus
2. Økonomi
René gennemgik de bevægelser som har været i regnskabet siden 1. januar 2004, så alle i bestyrelsen er opdateret. Aktuelt afventes regningen for reparation af Søhavens havetraktor.
3. Information
Poul: har modtaget en indkalde til møde i den fælles grundejerforening. Mødet finder sted på Højgården medio maj. Poul deltager.
Ang. Vurderingsrådets afgørelse: Alle medlemmer i Søhaven har, så vidt det er bestyrelsen bekendt, modtaget en ”ny” Ejendomsvurdering. Da der har været interesse for at vide, hvornår det ”for meget” indbetalte beløb kan forventes tilbagebetalt, undersøger Poul sagen.
4. Planlægning af forårets vedligeholdelsesdag.
Det er svært at finde en passende dato i maj måned – men bestyrelsen enedes om
Søndag 16. maj kl. 10.00.
Denne gang går Poul og Lizzie en runde for at vurdere Søhavens tilstand. Bestyrelsen ved allerede nu, at der er en række opgaver:
- skuret – de meget omtalte hylder må skulle sættes op denne gang
- legepladsen – sandkassen skal have skiftet sand. Der må nok også kigges nærmere på gynge- og klatrestativet
- bede, buske og træer – der skal luges og beskæres.
- Borde og bænke – træbeskyttelse.
- etc
Da sandkassen skal tømmes for ”gammelt sand”, opfordres alle – allerede nu – til at hente det sand, de måtte have brug for på eget område.
Belært af tidligere erfaringer med mindre god koordination på vedligeholdelsesdagen, vil der denne gang blive ”sat navne” på de forskellige opgaver. Ligesom alle indkøb også tilstræbes at være på plads på forhånd. Bestyrelsen håber på den måde at kunne planlægge arbejdet på vedligeholdelsesdagen, så den samlede indsats bliver udnyttet bedst indenfor den fastsatte tidsramme.
Lizzie og Poul udarbejder en liste over de opgaver, som skal varetages på vedligeholdelsesdagen. Listen sendes ud i Søhaven og alle får mulighed for at melde sig til en opgave. I fald der er for mange som ønsker at gøre det samme – forbeholder bestyrelsen sig ret til at tildele en anden opgave.
Da der tidligere har været stor tilfredshed med frokost-arrangementet hos deltagerne på vedligeholdelsesdagen, er der enighed om at holde fast i denne tradition. I den forbindelse vil det være rart at kende et ca.deltagerantal. Tilmeld jer derfor også venligst til frokosten, når I returnerer opgavelisten.
5. Evt:
Næste bestyrelsesmøde er planlagt til den 7. juni kl. 20.00 hos Poul i nr. 8
Med venlig hilsen
Bestyrelsen