Kære medlemmer i Søhaven
Hermed følger information fra bestyrelsens første møde.
Dagsorden:
- Opfølgning på generalforsamlingen onsdag den 19. marts 2003
- Økonomi
- Information
- Planlægning af forårets vedligeholdelsesdag.
- Evt:
– klatrestativ
1. Opfølgning på generalforsamlingen den 19. marts 2003
Generalforsamlingen blev indledt med fælles middag – en hyggelig tradition – som forhåbentlig kan fortsætte med ligeså stor deltagelse i fremtiden. Bestyrelsens medlemmer er enige om, at hovedindtrykket af aftenens forløb er, at grundejerforeningens medlemmer er tilfredse med bestyrelsens indsats.
Bestyrelsen lagde ud med at konstituere sig som følger:
Formand: Poul (nr. 8)
Kasserer: René (nr. 28)
Sekretær: Jytte (nr. 26)
Medlemmer: Mikkel (nr. 26) og Mogens (nr.23)
Opgaver i den kommende bestyrelsesperiode:
Poul: deltager i møder i den fælles grundejerforening
Mogens: Ansvarlig for vedligeholdelsesdagene i maj og oktober.
Desuden:
På opfordring af et medlem af grundejerforeningen vil bestyrelsen undersøge vedligeholdelsesomkostningerne for vejarealet (René). Peter (nr. 6) har allerede sørget for udbedring af hullet ud for nr. 2.
Det drøftes i bestyrelsen, at vi måske også skal være opmærksomme på at vedligeholde Søhavens kloaksystem. Mogens vil undersøge sagen nærmere.
Den besparelse, som Benny (nr. 2) gjorde opmærksom på, vedr. grundejerforeningens forsikringer er på plads.
Søren (nr. 25) har indkøbt et andehus til søen, og bestyrelsen har fundet indkøbssummen på budgettet.
2. Økonomi
René gennemgik budgettet. En beboer mangler at indbetale kontingent. Manglen skyldes sandsynligvis fra-/tilflytning. René tager sig af problemet.
Poul har spurgt til Søhavens del af vedligeholdelsesudgifter vedr. fællesområderne i den fælles grundejerforening (spørgsmål rejst på generalforsamlingen). Der er sket følgende i mellemtiden:
Kommunen ønsker ikke længere at varetage vedligeholdelsen af de grønne områder, og har derfor udliciteret opgaven. Den fælles Grundejerforening har fået skriftlig meddelelse om, at Fl. Andersen for fremtiden varetager opgaven. Søhavens del – som før var på 3044,50 – koster nu 4822,00.
Poul får til opgave at undersøge:
- Brevet fra kommunen ser kun ud til at ang. plejen af græsarealerne. Hvem varetager så plejen af diverse træer i fremtiden?
- Har der været andre, som bød ind på opgaven? Og i så fald – hvordan så disse tilbud ud? – og hvad var prisen?
- Hvorfor er prisen så meget højere?
- Søhaven betaler ”bagud” for vedligeholdelse af fælles områderne. Det fremgår af skriftet, at Fl. Andersen skal overtage opgaven fra 2003. Skal betalingen fortsat ske ”bagud”?
Poul skal til ordinær generalforsamling i den fælles grundejerforening 26. maj. 2003.
3. Information
René har undersøgt, om nogen har haft udbytte af, at tage kontakt til firmaet ”Rafn og søn”. Det viser sig, at en familie har opnået at få nedsat ejendomsskatten med 4.000,00 kr i 30 år.
Bestyrelsen vil tage et møde med firmaet – med henblik på en nærmere orientering.
Poul tager kontakt.
Mogens har talt med Preben (nr. 9) som foreslår, at der indkøbes en mos-trimmer til grundejerforeningen, hvilket vil blive drøftet nærmere.
I den forbindelse rejses et andet spørgsmål: Hvordan får vi plads til alle vores ting i skuret? Mogens og René vil se på, hvordan der kan skaffes mere plads i skuret.
4. Planlægning af forårets vedligeholdelsesdag.
Bestyrelsen har valgt den 25. maj som dato for Søhavens næste vedligeholdelsesdag. Deltagerne mødes ved legepladsen kl. 10.00.
I lighed med tidligere vil Mogens og Poul går en runde i Søhaven og udarbejder en liste over de opgaver, som skal varetages på vedligeholdelsesdagen. Listen rundkastes i Søhaven og alle er velkomne til at supplere den med ideer og forslag. Forslag fra beboerne lægges i postkassen hos Mogens senest onsdag den 7. maj.
Foreløbig ser listen ud som følger:
- Klatrestativet skal slibes ned og oliebehandles (Stativets ene ”ben” skal i øvrigt udskiftes –René tager sig af opgaven).
- Skuret skal males og ny-indrettes
- Plantekasser skal renses for alger og males.
- Borde og bænke skal behandles med træbeskyttelse
- Sandet i sandkassen skal skiftes. (alle beboere kan frit hente det ”gamle” sand til eget brug).
- …………..
- ….
På vedligeholdelsesdagen vil der blive serveret en let grill-frokost, som forhåbentlig kan indtages i det fri. René er ansvarlige for indkøb af diverse relateret hertil.
I den forbindelse vil det være rart at kende deltagerantallet (ca). I opfordres derfor til at tilmelde jer
via ”snippen” som vil være en del af Mogens´ færdige opgave-liste.
5. Evt:
Orientering vedr. markiser:
I øjeblikket er der fem husstande i Søhaven samt en i Poppelhaven, som har ønsket at henvende sig i fællesskab for at indkøbe markiser.
Ønskerne har fordelt sig lidt forskelligt på Faber og Melby, og i skrivende stund er sekretæren ikke orienteret om fordelingen på firmaerne.
Sikkert er det, at Melby tilbyder rabat på 25% til de husstande, som har ønsket deres markise. Firmaet leverer og monterer om en måned.
Næste bestyrelsesmøde afholdes mandag den 4. august 2003, kl. 20.00.
Med venlig hilsen
Bestyrelsen