Kære medlemmer i Søhaven

Hermed følger information fra bestyrelsens femte møde:

Der var afbud til mødet fra Lizzie

Dagsorden:

1. Økonomi
2. Information
3. Opfølgning på:

• Efterårets vedligeholdelsesdag
• Velkomstmappe til nye beboere i Søhaven

1. Regler for parkering i Søhaven
2. Evt:

 

1 Økonomi

René uddelte en oversigt over økonomien og gennemgik regnskabet. Det ser nogenlunde fornuftigt ud, men følgende skal bemærkes:

• Grundejerforeningen har brugt alt for mange penge      på den post i budgettet, som angår vedligeholdelse/anskaffelser. Udskiftning/nyanskaffelser      af planter og lignende til vedligeholdelse af fællesarealet skal      koordineres med bestyrelsen. Beboere, der sysler med planer om at foretage      større indkøb, skal i god tid udarbejde et overslag over prisen, så      bestyrelsen, der er ansvarlig for at budgettet overholdes, kan undersøge      om foreningen har penge nok.

 

2 Information

Bestyrelsen:  Tiden siden sidste bestyrelsesmøde har budt på en hændelse, som har ført til misforståelser. Det drejer sig om optakten til eftersyn af Nilanpumper ved Varmepumpe-Xperten primo oktober 2004. Der skal i den anledning informeres om følgende:

• En del af Søhavens beboere – måske de fleste –      modtog ultimo september et brev fra Varmepumpe-Xperten.
• Bestyrelsen har ikke taget kontakt til      Varmepumpe-Xperten i år. Derfor er der ikke nogen af bestyrelsens      medlemmer, som har aftalt ”noget” med Varmepumpe-Xperten. Bestyrelsen har      – efter at have talt med flere eksperter på området – valgt at koordinere      et eftersyn ved Varmepumpe-Xperten hver andet år – i ulige år. Bestyrelsen      beklager, at denne beslutning ikke fremgår tydeligt – hverken af      ”Formandens beretning” eller i Søhavenyt.
• Bestyrelsen er ikke informeret om, at ”nogen” har      indgået en aftale med Varmepumpe-Xperten i år (det kunne være tilfældet).      Et par af bestyrelsens medlemmer valgte på egne vegne at melde af på      tilsynet, idet deres respektive varmepumpe blev tilset sidste år. De      beboere som henvendte sig for at spørge til årets ”aftale” fik de svar, som      det var mulige at give ud fra den viden, som var tilgængelig.
• Bestyrelsen har ikke mandat til at melde af på en      ”aftale” på andres vegne – og det er heller ikke sket.

 

Bestyrelsen anbefaler, at kommende bestyrelser i Grundejerforeningen Søhaven på listen over bestyrelsens opgaver noterer:

Eftersyn af Nilan-varmepumpe: Eftersynet – foretages af Varmepumpe-Xperten (eller anden specialist på feltet) og koordineres af bestyrelsen hvert andet år – i ulige år.

Procedure: Skriftlig forespørgsel til beboerne medio september m.h.p afvikling af tilsyn primo oktober måned.

Bestyrelsen er ansvarlig for at finde en person i Søhaven, som vil tage hånd om diverse hus-nøgler samt er villig til at følge håndværkerne rundt i husene.

 

Hvis nogen ønsker varmepumpen tilset udenfor det nævnte tidspunkt, er man velkommen til selv at arrangere et tilsyn.

 

Poul: ang. etablering af bålplads. Teknisk Forvaltning oplyser, at det er ulovligt at opføre en ”privat” bålplads noget sted i Ryget skovby.

René: Prisen på Kabel-TV – mellem- samt fuldpakke – stiger. Prisen reguleres op med 1,68%

Jytte: Har undersøgt prisen på telte. Et festtelt i den størrelse og kvalitet, som foreningen har lejet til sommerfesten de sidste par år koster mellem 25.000 og 30.000 kroner. Fra pålidelig kilde fortælles, at det med de rette borde og stole (runde borde og klapstole) er muligt at dække til 64 personer i teltet. Ejeren af teltet gør opmærksom på, at teltet kræver god plads, når det skal tørres og opbevares. Teltet fylder det meste af et pænt stort skur.

Jytte arbejder videre med sagen.

 

3 Opfølgning på:

Vedligeholdelsesdag: Der var igen et flot fremmøde blandt beboerne til Søhavens have- og vedligeholdelsesdag. Vejret var fantastisk og stemningen god, så vi nåede praktisk talt alle planlagte opgave. Søhaven så rigtig godt ud efterfølgende.

Det var en god oplevelse, at der var så mange hjælpsomme hænder, da haveaffaldet skulle køres væk. Flere har dog siden bemærket, at transporten af affald alligevel var havedagens flaskehals. Næste gang vil bestyrelsen arrangere sig med to trailere så ventetid undgås.

Velkomstmappe: Velkomstmappen opbevares fortsat af René. Den suppleres ved dagens møde med de fleste resterende dokumenter. Mappen er færdig når René får skaffet den sidste vejledning.

4 Parkeringsregler i Søhaven.

Claus har nærlæst vedtægter og deklaration som forberedelse til udarbejdelse af ”Parkeringsregler i Søhaven”:

Claus har bl.a  fundet en passage i Deklaration for Søhaven (tinglyst 22.01.1998), hvor parkeringsreglerne allerede er beskrevet i stykke 4:

Parkering i området af campingvogne og lastvogne udover normal af- og pålæsning er ikke tilladt

Hvis vi som Grundejerforening mener, at teksten er mangelfuld, kan vi stadigvæk godt inkludere et parkeringsreglement i vedtægterne, fx:

Der må kun parkeres på afmærkede parkeringspladser. Alle parkeringspladser må kun anvendes til motorcykler og personbiler eller mindre varevogne. Lastvogne og store varevogne, campingvogne, mobilhomes  og uindregistrerede køretøjer må ikke parkeres i området.

Bestyrelsen vil arbejde videre med ”Regler for parkering”. Foreløbig skal bestyrelsens medlemmer – til inspiration – orientere sig i vedtægter og deklarationer som gælder for egen samt andre grundejerforeninger.

 

5 Evt:

Efter havedagen blev der fundet en ”hjemløs” rive og havesaks i området ved legepladsen. Begge dele er bragt i tørvejr i Søhaven 26.

Trillebøren i fællesskuret er flad (Vi glemte at aftale, hvem der skulle tage hånd om det problem!!)

Bestyrelsen påbegynder forberedelserne til næste års generalforsamling. Generalforsamlingen finder sted onsdag den 9. marts 2005 i Søndersøhallens Cafeteria.

 

Næste bestyrelsesmøde: Mandag den 14. februar 2005 kl. 20.00 hos René (28)

Med venlig hilsen

Bestyrelsen

 

 

Grundet forespørgsel vedlægges dette Søhavenyt som Bilag:

/ Søhavens Årshjul –Udarbejdet af Claus

Download (PDF, 104KB)